Voor het betalen van inkomende facturen (aankoopfacturen) kan je naast de Betaalmodule, die zorgt voor het initiëren van de betaling, ook gebruik maken van een goedkeuringsproces. In dit artikel bespreken we:
- Het doel van het goedkeuringsproces voor betalingen
- Het goedkeuringsproces voor betalingen activeren en configureren
Opgelet: de betaalmodule is een optie die je accountant moet activeren in je klantenportaal. Je kan dit aanvragen aan je dossierbeheerder.
Het doel van het goedkeuringsproces voor betalingen
Het goedkeuringsproces voor betalingen heeft als doel om de uitvoering van betalingen pas toe te laten indien deze door een daartoe gemachtigde persoon werden goedgekeurd.
De goedkeuring van betalingen gebeurt
- vandaag uitsluitend op basis van het te betalen bedrag, typisch het factuurbedrag.
- door één of meerdere personen, afhankelijk van de ingestelde goedkeuringsregel.
Het ‘Goedkeuringsproces voor betalingen’ is complementair aan het ‘Goedkeuringsproces voor facturen’. Hiermee zal de ‘ontvankelijkheid’ van facturen kunnen worden gecontroleerd en goedgekeurd. Het gaat in dit goedkeuringsproces typisch over vragen als: Is de factuur terecht aan ons gericht? Werd ze ontvangen omdat er een bestelling, een overeenkomst of een gemaakte afspraak aan voorafging? Is de factuur ook inhoudelijk correct en volledig? Mag deze factuur doorgestuurd worden voor verdere verwerking?
Het goedkeuringsproces voor betalingen activeren en configureren
Het goedkeuringsproces voor betalingen kan geactiveerd en geconfigureerd worden door gebruikers met het toegangsprofiel ‘Administrator’.
Ter info: Je eigen toegangsprofiel kan je terugvinden en controleren onder ‘Mijn profiel‘:
Het toegangsprofiel van je collega-gebruikers kan je terugvinden onder ‘Dossierinstellingen‘:
Bij de Dossierinstellingen vind je als Administrator de mogelijkheid om het Goedkeuringsproces voor betalingen te activeren en te configureren.
- Klik voor de activatie het vierkantje (checkbox) Activeren aan
In de tabel met goedkeuringsregels, vind je volgende gegevens terug:
- Naam: de regels met de namen die je zelf gekozen hebt bij de aanmaak
- Goedkeurder(s): de naam van de goedkeurder(s). Als er één is zie je de naam, als er meerdere zijn, zie je het aantal goedkeurders. Beweeg je muis over het vraagteken om de namen te zien.
- Bedrag van/tot: bedrag vanaf/tot wanneer deze goedkeurder een factuur moet/mag goedkeuren
- Acties: regel bewerken of verwijderen
Na het activeren van het proces wordt er standaard onmiddellijk een eerste goedkeuringsregel aangemaakt en klaargezet in de tabel met goedkeuringsregels. Deze eerste regel zorgt ervoor dat een betaling goedgekeurd kan worden. Bij deze regel wordt geen maximaal bedrag ingesteld (ongelimiteerd) en hij wordt daarom typisch toegewezen aan de zaakvoerder of de bedrijfsleider.
Indien de gebruiker die werd toegewezen om een ongelimiteerd bedrag goed te keuren, niet de correcte persoon is (initieel wordt de gebruiker toegewezen die het goedkeuringsproces activeert), kan de goedkeurder aangepast worden via de Actie Goedkeuringsregel bewerken:
Extra goedkeuringsregels maak je vervolgens aan via de knop Nieuwe regel aanmaken:
- Aan elke nieuwe regel kan je een naam geven
- Voer vervolgens in vanaf en tot welk bedrag deze goedkeurder(s) mag/mogen goedkeuren
- Selecteer de goedkeurder(s) die individueel (of samen) de betalingen zullen mogen goedkeuren. Dit veld is verplicht.
Alle nieuwe goedkeuringsregels worden eveneens opgenomen in de betreffende tabel.
In deze tabel wordt bepaald welke van de aangemaakte regels ook effectief moeten worden toegepast wanneer betalingen worden geïnitieerd.
- Vink hiervoor het vierkantje aan in de kolom ‘Regel actief?’ van de goedkeuringsregels die toegepast moeten worden.
- Goedkeuringsregels kunnen ook verwijderd worden als je ze in de (nabije) toekomst niet meer wil gebruiken. Klik hiervoor helemaal rechts op het vuilbakje van de betreffende goedkeuringsregel.