De Aankoop-postbus met goed te keuren facturen
Van zodra het goedkeuringsproces voor facturen wordt geactiveerd, verschijnt er in de Aankoop-postbus een extra kolom ‘Goedkeuring’. In deze kolom wordt voor elke aankoopfactuur de status van het goedkeuringsproces weergegeven.
De goedkeuringsstatus heeft één van de volgende 4 waarden:
De betreffende aankoopfactuur werd nog niet goedgekeurd en dient door de ingelogde gebruiker goedgekeurd te worden. Indien er meerdere goedkeuringsregels van toepassing zijn op de factuur dienen mogelijk ook nog andere personen hun goedkeuring te geven vooraleer de factuur verwerkt kan worden. 
De factuur werd nog niet (door alle goedkeurders) goedgekeurd en dient door (nog) iemand anders dan de ingelogde gebruiker goedgekeurd te worden.
De factuur werd reeds goedgekeurd en kan verder verwerkt en/of betaald worden. 
De factuur werd niet goedgekeurd en kan niet verwerkt noch betaald worden. Facturen die verworpen werden, kunnen enkel nog geopend en/of verwijderd worden.
Opgelet, de kolom met de goedkeuringsstatus is voor iedereen zichtbaar in de Aankoop-postbus. Facturen kunnen wel enkel door de toegewezen goedkeurder(s) goedgekeurd of verworpen worden (en mogelijk door een Administrator-gebruiker wanneer deze het goedkeuringsproces ‘overruled’ – zie verder).
Bovenaan de postbus is het mogelijk om snel een bepaalde set van aankoopfacturen te selecteren aan de hand van de knop Filter:
Op de gemaakte selectie kan vervolgens een bulk-actie worden uitgevoerd (goedkeuren, verwerken, verwijderen).
Mogelijke filters op de aankoopfacturen zijn:
- Bonnen & tickets – Geeft de selectie van alle bonnetjes en tickets die werden aangeleverd via de mobiele app.
- Goed te keuren – Alle aankoopfacturen die door iemand anders dienen te worden goedgekeurd.
- Goed te keuren door mij – Alle aankoopfacturen die door mij (= de ingelogde gebruiker) moeten worden goedgekeurd.
- Goedgekeurd – Alle aankoopfacturen die reeds werden goedgekeurd en dus verder verwerkt en/of betaald kunnen worden.
- Verworpen – Alle aankoopfacturen die niet goedgekeurd werden.
In de menubalk links geeft een extra indicator in Aankoop-postbus (rechts onderaan) het aantal facturen weer dat nog goedgekeurd dient te worden door de ingelogde gebruiker. Wanneer je als gebruiker hierop klikt, krijg je onmiddellijk de corresponderende selectie van nog goed te keuren facturen.
Merk op:
- Aankoopfacturen kunnen niet naar de boekhouding worden verzonden zolang de goedkeuring(en) op de factuur niet werd(en) gegeven.
- Als je gebruik maakt van de Betaalmodule, is het eveneens onmogelijk om (nog) niet-goedgekeurde facturen te betalen. Het betaalicoontje voor deze facturen wordt pas geactiveerd na de goedkeuring:
Hoe kan ik een aankoopfactuur goedkeuren?
Eenmaal het goedkeuringsproces geactiveerd en de goedkeuringsregels geconfigureerd, zullen alle aankoopfacturen aan de actieve goedkeuringsregels worden getoetst.
Een aankoopfactuur kan goedgekeurd worden rechtstreeks vanuit de Aankoop-postbus of vanuit de Document preview.
Goedkeuren vanuit de Aankoop-postbus
In de Aankoop-postbus kan je makkelijk die aankoopfacturen selecteren die door jou dienen goedgekeurd te worden. Ze hebben allemaal de goedkeuringsstatus ‘Goed te keuren door mij’.
Selecteer de facturen die je wenst goed te keuren door vooraan een vinkje te plaatsen in de selectie-kolom:
Wens je snel alle facturen te selecteren die door jou dienen te worden goedgekeurd, maak dan gebruik van de Filter ‘Goed te keuren door mij’.
Eenmaal de selectie gemaakt, worden bovenaan de lijst de Actie-knoppen Goedkeuren en Verwerpen geactiveerd. Klik op de knop Goedkeuren om onmiddellijk alle facturen van je selectie goed te keuren.
Opgelet, de knoppen Goedkeuren en Verwerpen zullen enkel beschikbaar zijn wanneer ALLE facturen in je selectie de goedkeuringsstatus ‘Goed te keuren door mij’ hebben. Indien er één factuur in je selectie zit met een andere goedkeuringsstatus, zullen de Actie-knoppen niet verschijnen.
Na het goedkeuren van de facturen wordt de goedkeuringsstatus in de Aankoop-postbus aangepast naar:
Na het verwerpen van de facturen wordt de goedkeuringsstatus in de Aankoop-postbus aangepast naar:
Goedkeuren vanuit de Document preview
In de Aankoop-postbus klik je op de goedkeuringsstatus van de factuur die je in detail wil bekijken en/of wil goedkeuren.
Je kan ook klikken op de bestandsnaam die als blauwe hyperlink wordt weergegeven of de actie ‘Openen’ helemaal rechts.
De Document preview opent en ook bovenaan de pagina wordt de goedkeuringsstatus getoond.
Lager in de preview vind je, onder de hoofding GOEDKEURING, een gedetailleerde status van het goedkeuringsproces voor de betreffende factuur.
Afhankelijk van de goedkeuringsstatus zijn er op dat ogenblik 4 mogelijke scenario’s te onderscheiden:
1. De factuur werd reeds goedgekeurd
- Je ziet welke goedkeuringsregel(s) er voor de betreffende factuur geactiveerd werd(en) (Leverancier, Label/Tag en Bedrag)
- Je ziet wie de factuur heeft goedgekeurd. De naam van de goedkeurder(s) wordt vermeld adhv een groen label
- Onderaan is de actie-knop Verzenden actief. Je kan de factuur doorsturen naar de boekhouding voor verdere verwerking
2. De factuur werd reeds verworpen
- Je ziet welke goedkeuringsregel(s) er voor de betreffende factuur geactiveerd werd(en) (Leverancier, Label/Tag en Bedrag)
- Je ziet wie de factuur heeft verworpen. De naam wordt vermeld adhv een rood label
- Onderaan is de actie-knop Verzenden NIET actief. Je kan de factuur dus niet doorsturen naar de boekhouding voor verdere verwerking
- Enkel de actie-knop Sluiten is actief
3. De factuur dient door iemand anders te worden goedgekeurd
- Je ziet welke goedkeuringsregel(s) er voor de betreffende factuur geactiveerd werd(en) (Leverancier, Label/Tag en Bedrag). Mogelijk is dit de Standaard-regel.
- Je ziet wie de factuur nog moet goedkeuren. De naam van de goedkeurder(s) wordt vermeld adhv een blauw label
- Onderaan is de actie-knop VerzendenNIET actief. Je kan de factuur dus niet doorsturen naar de boekhouding voor verdere verwerking
- Enkel de actie-knop Sluiten is actief
4. De factuur kan door jou worden goedgekeurd of verworpen
- Je ziet welke goedkeuringsregel(s) er voor de betreffende factuur geactiveerd werd(en) (Leverancier, Label/Tag en Bedrag).
- Je ziet wie de factuur nog moet goedkeuren. Je eigen naam wordt als goedkeurder vermeld adhv een oranje label
- Onderaan zijn de actie-knoppen Verwerpen en Goedkeuren actief.
- Zowel bij het Goedkeuren als het Verwerpen van de factuur wordt optioneel de mogelijkheid gegeven om een opmerking of aanvullende informatie mee te geven bij de goedkeuringsactie:
Deze aanvulling wordt nadien in de Document preview weergegeven binnen het label van de goedkeurder:
- Indien er na deze (eerste) goedkeuring geen andere goedkeuringsregel(s) meer zijn die om een bijkomende goedkeuring vragen (van een andere persoon), wordt de actie-knop Verzenden actief. Je kan de factuur doorsturen naar de boekhouding voor verdere verwerking:
- Indien er na jouw goedkeuring wel nog andere goedkeuringsregel(s) zijn die om een goedkeuring vragen, is enkel de actie-knop Sluiten actief. Je kan de factuur dus nog NIET doorsturen naar de boekhouding voor verdere verwerking. De goedkeuringsstatus van de factuur wijzigt in dat geval wel van Goed te keuren door mij naar Goed te keuren.
Opgelet: De goedkeuringsregels die betrekking hebben op een factuur worden steeds bepaald door de beschikbare factuurgegevens (incl. Leverancier en Factuurbedrag). Het is dan ook belangrijk om de factuurgegevens tijdig te controleren en mogelijk te corrigeren vooraleer de goedkeuringsregel(s) worden vastgelegd. Wanneer er in de Document preview aanpassingen worden doorgevoerd aan bijvoorbeeld de labels of het factuurbedrag, dan wordt er potentieel immers een andere goedkeuringsregel geactiveerd, met een andere persoon als goedkeurder.
Wie kan facturen goedkeuren binnen het goedkeuringsproces?
Om aankoopfacturen te kunnen goedkeuren, moet de toegewezen goedkeurder toegang hebben tot de Postbus met de betreffende aankoopfacturen.
Dit geldt voor alle profielen:
Gebruikers met het profiel ‘Administrator’ hebben bovendien de mogelijkheid om het goedkeuringsproces te ‘overrulen’. Zij kunnen in welbepaalde gevallen de goedkeuring forceren vanuit de Document preview. Ze zien in dat geval, bij de bevestiging, een bijkomende melding verschijnen.
Een gebruiker kan in de hoedanigheid van "Administrator" ook facturen goedkeuren die door andere gebruikers (verkeerdelijk) werden verworpen. Een belangrijke voorwaarde hiervoor is wel dat hij als "Administrator" niet zelf één van de "Goedkeurders" was in een goedkeuringsregel die werd toegepast op de factuur. In zo'n geval zal zijn hoedanigheid als "Goedkeurder" immers zijn rechten bepalen op de factuur en zal hij de goedkeuringsstatus later als "Administrator" NIET kunnen overrulen.
Mogelijk dient de factuur opnieuw te worden aangereikt (bijv. via download-upload van de Verworpen factuur) om de situatie recht te zetten en de factuur alsnog goed te keuren en te verwerken.
Opgelet: het optreden als Administrator in het goedkeuringsproces voor facturen kan enkel via de Document preview en dus niet via een bulk-goedkeuringsactie.
Gebruikers met het profiel ‘Document delivery’ krijgen in de Aankoop-postbus, naast de documenten die ze zelf hebben aangereikt, ook de documenten te zien die door andere gebruikers werden aangeleverd maar die zij moeten goedkeuren.
Op die manier kunnen gebruikers met beperkte toegangsrechten binnen het portaal alsnog ingeschakeld worden in het goedkeuringsproces voor facturen.