La boîte aux lettres d'achats, contenant les factures à approuver
Une fois le processus d'approbation des factures activé, une colonne supplémentaire Approbation apparaît dans cette boîte aux lettres. On peut y consulter la situation de chaque facture dans le processus d'approbation.
Le statut d'approbation possède une des quatre valeurs suivantes :
- La facture d'achat n'a pas encore été approuvée et doit l'être par l'utilisateur connecté. Si la facture fait l'objet de plusieurs règles d'approbation, il est possible que d'autres personnes doivent encore donner leur approbation avant traitement de la facture.
- La facture n'a pas encore été approuvée (par tous les approbateurs) et doit l'être par une personne autre que l'utilisateur connecté.
- La facture est déjà approuvée et peut être traitée et/ou payée.
- La facture n'a pas été approuvée et ne peut être ni traitée ni payée. Les factures rejetées peuvent uniquement être ouvertes et/ou supprimées.
Attention la colonne du statut d'approbation est visible par tous dans la boîte aux lettres Achats. Les factures ne peuvent être approuvées ou rejetées que par le ou les approbateurs désignés (et éventuellement par un utilisateur-administrateur qui renverse le processus d'approbation - voir ci-dessous).
En haut de la boîte aux lettres, il est possible de sélectionner rapidement un ensemble donné de factures d'achat au moyen du bouton Filtre :
On peut alors exécuter une action en masse sur la sélection (approuver, traiter, effacer).
Les filtres à disposition sont :
- Bons & tickets – Affiche la sélection des bons et tickets fournis via l'application mobile.
- À approuver – Toutes les factures à approuver par quelqu'un d'autre.
- À approuver par moi – Toutes les factures à approuver par l'utilisateur connecté.
- Approuvé – Toutes les factures d'achat déjà approuvées et qui peuvent être traitées et/ou payées.
- Rejeté – Toutes les factures d'achat qui n'ont pas été approuvées.
Dans la barre de menu à gauche, un indicateur supplémentaire dans la boîte aux lettres Achat (en bas à droite) indique le nombre de factures que l'utilisateur connecté doit encore approuver. En cliquant dessus, vous obtiendrez immédiatement la sélection correspondante de factures à approuver.
Si vous gérez plusieurs entreprises, vous verrez un indicateur similaire dans la liste des entreprises que vous sélectionnez en haut.
Note :
- Les factures d'achat ne peuvent être envoyées à la comptabilité tant qu'elles n'ont pas reçu la ou les approbations requises.
- Si vous utilisez le module de paiement, il est également impossible de payer les factures non encore approuvées. L'icône de paiement pour ces factures ne sera activée qu'après approbation :
Comment approuver une facture d'achat ?
Une fois que le processus d'approbation est activé et que les règles d'approbation sont configurées, toutes les factures d'achat seront vérifiées par rapport aux règles d'approbation actives.
Une facture d'achat peut être approuvée directement à partir de la boîte aux lettres Achat ou depuis l'aperçu du document.
Approbation à partir de la boîte aux lettres Achat
La boîte aux lettres Achat permet de facilement sélectionner les factures d'achat qui doivent être approuvées par vous. Elles ont toutes le statut "À approuver par moi".
Sélectionnez les factures que vous souhaitez approuver en cochant la case dans la colonne de sélection.
Pour sélectionner rapidement toutes les factures qui doivent être approuvées par vous, utilisez le filtre "À approuver par moi".
Une fois la sélection effectuée, les boutons d'action Approuver et Rejeter sont activés en haut de la liste. Cliquez sur le bouton Approuver pour valider directement l'ensemble de votre sélection. Cliquez ensuite sur OK pour approuver les factures sélectionnées.
Attention: les boutons Approuver et Rejeter ne seront disponibles que lorsque TOUTES les factures de votre sélection auront le statut d'approbation "À approuver par moi". Si une seule facture dans votre sélection possède un statut d'approbation différent, les boutons d'action n'apparaîtront pas.
Après l'approbation des factures, le statut d'approbation dans la boîte aux lettres Achat passe à "Approuvé".
Après le rejet des factures, le statut d'approbation dans la boîte aux lettres Achat passe à "Rejeté".
Approbation à partir de l'aperçu du document
Dans la boîte aux lettres Achat, cliquez sur le statut d'approbation de la facture que vous souhaitez consulter en détail et/ou approuver.
Vous pouvez également cliquer sur le nom du fichier qui apparaît comme un hyperlien bleu ou sur l'action « Ouvrir » tout à droite.
L'aperçu du document s'ouvre et le statut d'approbation s'affiche également en haut de la page.
Plus bas dans l'aperçu, sous la rubrique APPROBATION, vous trouverez un état détaillé du processus d'approbation de la facture concernée.
En fonction du statut d'approbation, on distingue alors 4 scénarios possibles :
1. La facture concernée a déjà été approuvée
- Vous pouvez voir quelle(s) règle(s) d'approbation a/ont été activée(s) pour la facture concernée (fournisseur, libellé/tag et montant).
- Vous voyez qui a approuvé la facture. Le nom du ou des approbateurs s'affiche sous la forme d'un libellé vert
- Le bouton d'action Envoyer en bas est actif. Vous pouvez envoyer la facture à la comptabilité pour la suite du traitement
2. La facture concernée a déjà été rejetée
- Vous pouvez voir quelle(s) règle(s) d'approbation a/ont été activée(s) pour la facture concernée (fournisseur, libellé/tag et montant).
- Vous voyez qui a rejeté la facture. Le nom s'affiche sous la forme d'un libellé rouge
- Le bouton d'action Envoyer en bas n'est PAS actif. Vous ne pouvez donc pas envoyer la facture à la comptabilité pour la suite du traitement
- Seul le bouton d'action Fermer est actif
3. La facture doit encore être approuvée par quelqu'un d'autre
- Vous pouvez voir quelle(s) règle(s) d'approbation a/ont été activée(s) pour la facture concernée (fournisseur, libellé/tag et montant). Il peut s'agir de la règle standard.
- Vous voyez qui doit encore approuver la facture. Le nom de la ou des personnes concernées s'affiche sous la forme d'un libellé bleu
- Le bouton d'action Envoyer en bas n'est PAS actif. Vous ne pouvez donc pas envoyer la facture à la comptabilité pour la suite du traitement
- Seul le bouton d'action Fermer est actif
4. Vous pouvez approuver ou rejeter cette facture
- Vous pouvez voir quelle(s) règle(s) d'approbation a/ont été activée(s) pour la facture concernée (fournisseur, libellé/tag et montant).
- Vous voyez qui doit encore approuver la facture. Votre nom s'affiche comme approbateur sous la forme d'un libellé orange
- Les boutons d'action Rejeter et Approuver en bas sont actifs.
- L'approbation et le rejet de la facture donnent tous deux la possibilité d'ajouter un commentaire ou des informations supplémentaires à l'action d'approbation :
Cet ajout est ensuite affiché dans l'aperçu du document dans le libellé de l'approbateur :
- Si après cette (première) approbation, il n'y a pas d'autre règle d'approbation qui nécessite une approbation supplémentaire (par une autre personne), le bouton d'action Envoyer devient actif. Vous pouvez envoyer la facture à la comptabilité pour la suite du traitement :
- Si en revanche une ou plusieurs autres règles imposent encore une approbation, seul le bouton d'action Fermer est actif. Vous ne pouvez donc PAS envoyer la facture à la comptabilité pour la suite du traitement. Dans ce cas, le statut d'approbation de la facture passera de À approuver par moi à À approuver.
Attention: Les règles d'approbation relatives à une facture sont toujours déterminées par les données disponibles sur la facture (y compris Fournisseur et Montant). Il est donc important de vérifier et d'éventuellement corriger les données de la facture en temps utile avant que la ou les règles d'approbation ne soient fixées. Lorsque des adaptations sont effectuées dans l'aperçu du document, par exemple pour les libellés ou le montant de la facture, une autre règle d'approbation sera alors potentiellement activée, avec une autre personne comme approbateur.
Qui peut approuver les factures dans le cadre du processus d'approbation ?
Afin d'approuver les factures d'achat, l'approbateur désigné doit avoir accès à la boîte aux lettres contenant les factures d'achat concernées.
Cela vaut pour l'ensemble des profils:
Les utilisateurs ayant le profil Administrateur ont en plus la possibilité de renverser le processus d'approbation. Ils peuvent, dans certains cas, forcer l'approbation depuis l'aperçu du document. Dans ce cas, ils voient apparaître une mention supplémentaire lors de la confirmation.
Les approbateurs ne peuvent modifier que les factures qu'ils ont eux-mêmes approuvées ou rejetées.
- Ils peuvent approuver une facture qu'ils avaient rejetée eux-mêmes
- Ils peuvent rejeter eux-mêmes une facture qu'ils avaient approuvée
Attention, cette action est uniquement possible via l'aperçu du document et non via une action d'approbation en masse.
Dans la boîte "Achat", les utilisateurs avec le profil "Document delivery" verrons, en plus des documents qu'ils ont importés eux-mêmes, les documents qu'ils doivent approuver et qui ont été importés par d'autres personnes. Cela permet aux personnes à accès limité de faire partie du processus d'approbation de factures.