Un processus d'approbation des factures, pour quoi faire?
Ce processus sert à contrôler la recevabilité de vos factures d'achat pour ainsi admettre uniquement les factures "approuvées" aux processus suivants au sein de votre entreprise, à savoir : le traitement des factures dans la comptabilité et l'initiation du paiement.
Le contrôle de recevabilité consiste à vérifier si une facture d'achat est bien adressée à votre entreprise et si elle a été reçue en raison d'une commande, d'un contrat ou d'un accord oral ou écrit dont elle découle. En règle générale, le contenu et l'exhaustivité de la facture sont également vérifiés avant qu'elle ne soit transmise pour les étapes suivantes du traitement.
La facture d'achat est approuvée par une ou plusieurs personnes habilitées. Celles-ci doivent avoir le statut d'utilisateur dans l'application, quel que soit leur profil.
Les fonctions habilitées ou tenues d'approuver telle ou telle facture sont déterminées au moyen de règles d'approbation. Ces règles déterminent les modalités d'attribution des factures à un ou plusieurs approbateurs sur la base du montant représenté par la facture et/ou du fournisseur (contrepartie) et/ou d'un libellé/tag attribué. Un exemple de règle d'approbation : Toute facture d'achat du fournisseur [X] dont le montant est supérieur à 250 € doit être approuvée (ou déclarée recevable) par l'utilisateur [Y].
Dès l'activation du processus d'approbation, TOUTES les factures d'achat contenues dans la boîte aux lettres ‘Achat’ seront vérifiées par rapport aux règles d'approbation. S'ensuit une nouvelle vérification à chaque adaptation des données de la facture (montant facturé, fournisseur, libellé).
Important : Les règles d'approbation actives sont systématiquement parcourues pour chaque facture et chaque règle à appliquer à la facture concernée mènera à une approbation demandée. Cela permet de soumettre une facture à l'approbation de plusieurs personnes.
Par exemple:
- Règle 1: le directeur général doit tout approuver à partir de €0,01
- Règle 2: Manager 1 OU Manager 2 OU Manager 3 doit tout approuver à partir de €0,01
- Une facture aura uniquement le statut "Approuvé" si une approbation a été donnée suivant les deux règles
- En réalité, une facture peut donc être approuvé si le directeur général et un de ces managers ont donné leur approbation
La facture doit être "entièrement" approuvée avant envoi à la comptabilité et préalablement au processus d'approbation du paiement. L'approbation du paiement et son exécution doivent être précédées par l'approbation de la facture.
Le processus d'approbation des factures n'est pas combinable avec un paramètre de transmission automatique actif pour les factures d'achat.
Comment activer le processus d'approbation des factures?
Le processus peut être activé et configuré par les utilisateurs ayant le profil d'accès Admin dans le portail.
Pour information : Vous pouvez retrouver et contrôler votre profil d'accès sous Mon profil:
Le profil d'accès des utilisateurs de vos collègues se trouve sous Paramètres de dossier :
En tant qu'Administrateur, vous trouverez sous l'onglet Payer et approuver la possibilité d'activer le Processus d'approbation des factures et de le configurer.
Cochez la case Activer.
Dans le tableau avec les règles d’approbation, vous retrouverez les données suivantes :
- Nom : les règles avec les noms que vous avez choisis lors de la création
- Approbateur(s) : le nom du ou des approbateurs. S'il n'y en a qu'un, vous voyez son nom, s'il y en a plusieurs, vous voyez le nombre d'approbateurs. Passez votre souris sur le point d'interrogation pour voir les noms.
- Montant de/à : montant à partir duquel/jusqu'auquel cet approbateur doit/peut approuver une facture
- Fournisseur(s) : nom du fournisseur pour lequel la facture doit être approuvée. S'il n'y en a qu'un, vous voyez son nom ; s'il y en a plusieurs, vous voyez le nombre de fournisseurs. Passez votre souris sur le point d'interrogation pour voir les noms.
- Libellé(s) : les factures portant ce ou ces libellés qui doivent être approuvées. S'il n'y en a qu'un, vous voyez le libellé ; s'il y en a plusieurs, vous voyez le nombre de libellés. Passez votre souris sur le point d'interrogation pour voir les noms.
- Actions : modifier ou supprimer la règle
Dès l'activation du processus, le tableau de règles d'approbation propose déjà une première règle standard, qui fait en sorte que chaque facture d'achat puisse être approuvée : Toute facture qui ne fait l'objet d'aucune autre règle devra en effet être approuvée en vertu de cette règle standard.
L'utilisateur Admin qui active le processus d'approbation est initialement désigné comme approbateur habilité pour la règle standard.
Si l'utilisateur Admin attribué n'est pas la bonne personne, il peut être remplacé via l'action Modifier la règle d'approbation :
Supprimez l'utilisateur et sélectionnez un ou plusieurs autres utilisateurs comme approbateurs pour la règle standard.
La règle standard s'affiche toujours en caractère gras en bas dans le tableau.
Attention : lors de l'activation du processus d'approbation des factures, on vérifiera si l'option transmission automatique est active pour les factures d'achat. Le cas échéant, une confirmation sera demandée pour désactiver cette option.
Comment créer une règle d'approbation ?
Pour créer une nouvelle règle d'approbation, utilisez le bouton Créer une nouvelle règle:
- donner un nom à la règle d’approbation
- décider si un seul ou tous les approbateurs doivent donner leur accord
- sélectionner aucun, un ou plusieurs fournisseurs ;
- cochez "Nouveaux fournisseurs" si la première facture de chaque nouveau fournisseur doit être approuvée. Un nouveau fournisseur est un fournisseur dont vous recevez une facture pour la première fois. Une fois que cette facture a été traitée par votre comptable et renvoyée vers notre plateforme (l’Archive), ce fournisseur n'est plus considéré comme nouveau. Tant que la première facture de ce fournisseur n'a pas été traitée par votre comptable, les autres factures de ce fournisseur devront également être approuvées.
- sélectionner aucune, une ou plusieurs libellés actives;
- introduire le montant minimum et maximum que ce ou ces approbateurs sont autorisés à approuver
- sélectionner une combinaison des critères ci-dessus
Des combinaisons de ces éléments peuvent également être regroupées dans une seule règle d'approbation.
Il est obligatoire de sélectionner un ou plusieurs approbateurs. Le ou les approbateurs sont sélectionnés en bas. Chacun des approbateurs désignés peut désormais approuver individuellement les factures d'achat qui correspondent aux critères de sélection de la règle.
Attention, plusieurs approbateurs peuvent être sélectionnés pour la règle d'approbation concernée (à partir d'une liste d'utilisateurs actifs), mais l'approbation d'une facture peut être donnée par un ou tous les approbateurs, selon le type d'approbation.
Toutes les règles d'approbation sont reprises dans le tableau d'approbation.
C'est également dans ce tableau qu'on détermine définitivement lesquelles des règles d'approbation doivent effectivement être appliquées aux factures d'approbation.
Cochez la case dans la colonne Règle active ? pour les règles d'approbation à appliquer effectivement. On peut aussi supprimer des règles d'approbation si elles ne serviront plus le jour même ainsi que dans un avenir proche. Cliquer tout à droite sur l'action Supprimer en regard de la règle concernée.
Important : Afin de garantir le flux des factures d'achat, les utilisateurs Administrateurs du portail pourront également approuver toutes les factures à tout moment. Il se pourra alors qu'ils renversent des décisions d'approbateurs désignés en fonction des règles d'attribution.
La boîte aux lettres d'achats, contenant les factures à approuver
Une fois le processus d'approbation des factures activé, une colonne supplémentaire Approbation apparaît dans cette boîte aux lettres.
Recevoir un e-mail pour les factures à approuver
Si vous souhaitez être averti par e-mail lorsqu'une facture est prête à être approuvée par vous, vous pouvez l'indiquer dans votre profil.
- Rendez-vous sur “Mon profil/Notifications par e-mail ”
- Cochez la case Nouveau document “à approuver par moi”
