Un processus d'approbation des factures, pour quoi faire?
Ce processus sert à contrôler la recevabilité de vos factures d'achat pour ainsi admettre uniquement les factures "approuvées" aux processus suivants au sein de votre entreprise, à savoir : le traitement des factures dans la comptabilité et l'initiation du paiement.
Le contrôle de recevabilité consiste à vérifier si une facture d'achat est bien adressée à votre entreprise et si elle a été reçue en raison d'une commande, d'un contrat ou d'un accord oral ou écrit dont elle découle. En règle générale, le contenu et l'exhaustivité de la facture sont également vérifiés avant qu'elle ne soit transmise pour les étapes suivantes du traitement.
La facture d'achat est approuvée par une ou plusieurs personnes habilitées. Celles-ci doivent avoir le statut d'utilisateur dans l'application, quel que soit leur profil.
Les fonctions habilitées ou tenues d'approuver telle ou telle facture sont déterminées au moyen de règles d'approbation. Ces règles déterminent les modalités d'attribution des factures à un ou plusieurs approbateurs sur la base du montant représenté par la facture et/ou du fournisseur (contrepartie) et/ou d'un libellé/tag attribué. Un exemple de règle d'approbation : Toute facture d'achat du fournisseur [X] dont le montant est supérieur à 250 € doit être approuvée (ou déclarée recevable) par l'utilisateur [Y].
Dès l'activation du processus d'approbation, TOUTES les factures d'achat contenues dans la boîte aux lettres ‘Achat’ seront vérifiées par rapport aux règles d'approbation. S'ensuit une nouvelle vérification à chaque adaptation des données de la facture (montant facturé, fournisseur, libellé).
Important : Les règles d'approbation actives sont systématiquement parcourues pour chaque facture et chaque règle à appliquer à la facture concernée mènera à une approbation demandée. Cela permet de soumettre une facture à l'approbation de plusieurs personnes.
Par exemple:
- Règle 1: le directeur général doit tout approuver à partir de €0,01
- Règle 2: Manager 1 OU Manager 2 OU Manager 3 doit tout approuver à partir de €0,01
- Une facture aura uniquement le statut "Approuvé" si une approbation a été donnée suivant les deux règles
- En réalité, une facture peut donc être approuvé si le directeur général et un de ces managers ont donné leur approbation
La facture doit être "entièrement" approuvée avant envoi à la comptabilité et préalablement au processus d'approbation du paiement. L'approbation du paiement et son exécution doivent être précédées par l'approbation de la facture.
Le processus d'approbation des factures n'est pas combinable avec un paramètre de transmission automatique actif pour les factures d'achat.
Comment activer le processus d'approbation des factures?
Le processus peut être activé et configuré par les utilisateurs ayant le profil d'accès Admin dans le portail.
Pour information : Vous pouvez retrouver et contrôler votre profil d'accès sous Mon profil:
Le profil d'accès des utilisateurs de vos collègues se trouve sous Paramètres de dossier :
En tant qu'Administrateur, vous trouverez sous l'onglet Payer et approuver la possibilité d'activer le Processus d'approbation des factures et de le configurer.
Cochez la case Activer.
Dès l'activation du processus, le tableau de règles d'approbation propose déjà une première règle standard, qui fait en sorte que chaque facture d'achat puisse être approuvée : Toute facture qui ne fait l'objet d'aucune autre règle devra en effet être approuvée en vertu de cette règle standard.
L'utilisateur Admin qui active le processus d'approbation est initialement désigné comme approbateur habilité pour la règle standard.
Supprimez l'utilisateur et sélectionnez un ou plusieurs autres utilisateurs comme approbateurs pour la règle standard.
La règle standard s'affiche toujours en caractère gras en bas dans le tableau.
Attention : lors de l'activation du processus d'approbation des factures, on vérifiera si l'option transmission automatique est active pour les factures d'achat. Le cas échéant, une confirmation sera demandée pour désactiver cette option.
Comment créer une règle d'approbation ?
Pour créer une nouvelle règle d'approbation, utilisez le bouton Créer une nouvelle règle:
Pour chaque nouvelle règle d'approbation, vous pouvez :
- sélectionner un ou plusieurs fournisseurs ;
- sélectionner un ou plusieurs libellés actifs ;
- indiquer le montant de la facture.
Ces trois éléments peuvent aussi être combinés en une seule règle d'approbation.
Le ou les approbateurs sont sélectionnés en bas. Chacun des approbateurs désignés peut désormais approuver individuellement les factures d'achat qui correspondent aux critères de sélection de la règle.
Attention, il est donc possible de sélectionner plusieurs approbateurs pour la règle d'approbation correspondante (à partir d'une liste d'utilisateurs actifs), mais l'approbation d'une facture devra toujours être donnée par une seule de ces personnes (soit la personne [X], soit la personne [Y]).
Quelques exemples de règle d'approbation :
- [PERSONNE 1] doit approuver toutes les factures d'un montant d'au moins [X EUR]
- [PERSONNE 2] doit approuver les factures des fournisseurs [SUPPLIER A] ET [SUPPLIER B] d'un montant d'au moins [X EUR]
- [PERSONNE 2] OU [PERSONNE 3] doit approuver toutes les factures avec un libellé [LIBELLÉ A] d'un montant d'au moins [Y EUR]
- Toutes les factures non approuvées sur la base d'une autre règle doivent être approuvées par [PERSONNE 1] OU [PERSONNE 4].
Toutes les règles d'approbation sont comprises dans le tableau d'approbation.
C'est également dans ce tableau qu'on détermine définitivement lesquelles des règles d'approbation doivent effectivement être appliquées aux factures d'approbation. Cochez la case dans la colonne Règle active ? pour les règles d'approbation à appliquer effectivement.
On peut aussi supprimer des règles d'approbation si elles ne serviront plus le jour même ainsi que dans un avenir proche. Cliquer tout à droite sur l'action Supprimer en regard de la règle concernée.
Important : Afin de garantir le flux des factures d'achat, les utilisateurs Administrateurs du portail pourront également approuver toutes les factures à tout moment. Il se pourra alors qu'ils renversent des décisions d'approbateurs désignés en fonction des règles d'attribution.
La boîte aux lettres d'achats, contenant les factures à approuver
Une fois le processus d'approbation des factures activé, une colonne supplémentaire Approbation apparaît dans cette boîte aux lettres.
