Si vous souhaitez donner accès au portail à un nouvel utilisateur, vous devez adresser cette demande à votre comptable. Pour ce faire, allez dans Paramètres / Utilisateurs / Demander un nouvel utilisateur.
Complétez ensuite les informations requises, y compris le profil qui détermine les accès dont le nouvel utilisateur disposera dans le portail. Lors du démarrage, votre comptable a attribué les profils à vous et éventuellement à d’autres utilisateurs.
Profils disponibles
Administrator
- A tous les droits dans le portail client de son/ses dossier(s), y compris la gestion des paramètres de dossier.
- A les mêmes droits qu’un utilisateur ‘Full access’.
- Idéalement, au moins 1 Administrator est assigné par dossier. C’est également pour cela que c’est un paramètre par défaut.
Full Access
- A tous les droits dans le portail de son/ses dossier(s), excepté la gestion des paramètres de dossier.
- Peut importer, traiter et envoyer des documents (= Document processing).
- A accès et une vue sur tous les chiffres et rapports assignés, y compris l’archive digitale et l’historique des fournisseurs et clients. Bénéficie donc de tous les retours de la comptabilité (=Full feeback).
- En option, a également accès au module de paiement et au menu ‘Financier’ (avec les numéros de comptes liés au dossier) si ces modules ont été activés par le comptable.
Document processing
- Peut uniquement introduire, traiter et envoyer des documents dans les dossiers assignés.
- N’a pas de vue sur les chiffres et rapports de l’entreprise concernée et n’a pas d’accès à l’archive et l’historique digitale du dossier.
- Ce profil est typiquement utilisé pour des collaborateurs (externes) du client PME ou du secrétariat qui s’occupe du traitement des facture entrantes.
- En option, a également accès au module de paiement et au menu ‘Financier’ (avec les numéros de comptes liés au dossier) si ces modules ont été activés par le comptable.
Document processing + Archive
- Peut introduire, traiter et envoyer des documents dans les dossiers assignés, mais a également, contrairement au profil ‘Document processing’, accès à l’archive digitale de ces dossiers.
Full Feedback
- A une vue sur tous les chiffres et rapports de l’entreprise, y compris l’archive digitale du dossier.
- Ne peut importer, traiter ni envoyer des documents (=Document processing).
- En option, a également accès au module de paiement et au menu ‘Financier’ (avec les numéros de comptes liés au dossier) si ces modules ont été activés par le comptable.
- Ce profil est typiquement utilisé pour les chefs d’entreprise et/ou les administrateur (externe) du client PME qui n’ont rien à voir avec le traitement de documents.
Document Delivery
- Peut uniquement importer, vérifier et modifier des documents dans les dossiers assignés.
- N’a pas de vue sur les chiffres et rapports de l’entreprises concernée ni accès à l’archive et l’historique digitale du dossier.
- Contrairement au profil ‘Document processing’, a uniquement une vue de et accès à leurs propres documents ou les documents qui doivent être approuvés par cette personne sur le portail.
- Ce profil est typiquement utilisé pour des collaborateurs (externe) qui doivent pouvoir introduire, principalement via l’application mobile, des documents et reçus, mais qui pour le reste ne nécessitent aucune fonctionnalité du portail.
Restricted Access
A toujours accès à 'Mon profil'
A accès certaines applications via l’onglet 'Apps'
Pratique pour, par exemple, donner à quelqu’un un accès qui est limité à notre module de facturation Kyte. (voir FAQ : Kyte, module de facturation)
Attention : si vous gérer plusieurs dossiers ou entreprises dans le portail et un profil est modifié pour un dossier, il est automatiquement modifié pour cet utilisateur pour tous les dossiers. Si quelqu'un veut un profil différent pour un dossier particulier, il faut créer un nouvel utilisateur avec une adresse e-mail différente. Cela peut être pour la même personne, mais donc avec une autre adresse e-mail.