Als je een nieuwe gebruiker toegang wil geven tot je portaal, moet je deze vraag richten tot je accountant. Je doet dat via Dossierinstellingen/Gebruikers/Nieuwe gebruiker aanvragen:
Daar vul je de gevraagde gegevens in, inclusief het profiel dat de mogelijkheden bepaalt die de nieuwe gebruiker zal hebben in het portaal. Bij de opstart heeft je accountant de profielen toegekend aan jou en eventuele andere gebruikers.
Mogelijke profielen
Administrator
- Heeft alle rechten in het portaal van zijn/haar/hun dossier(s), inclusief het beheren van de dossierinstellingen (vb: autoforward-en goedkeuringsregels)
- Heeft daarnaast dezelfde rechten als de "Full Access" gebruiker.
- Idealiter wordt er minstens 1 Administrator-profiel per dossier toegewezen. Daarom is het ook de standaardinstelling.
Full Access
- Heeft alle rechten in het klantenportaal, exclusief het beheren van de dossierinstellingen (zie Administrator).
- Kan documenten invoeren, verwerken en doorsturen (=Document processing).
- Heeft toegang en zicht op alle cijfers en rapporten van de toegewezen dossiers, inclusief het digitaal archief en de historiek Leveranciers en Klanten. Geniet van de volledige terugkoppeling van de boekhouding (=Full Feedback).
- Heeft optioneel toegang tot de "Betaalmodule" en het menu "Financieel" (met de bankrekeningen gekoppeld aan het dossier) als deze modules werden geactiveerd door de accountant.
Document processing
- Kan enkel documenten invoeren, verwerken en doorsturen voor de toegewezen dossiers.
- Heeft geen zicht op de cijfers en rapporten van de betreffende onderneming(en) en hebben ook geen toegang tot het digitaal archief en de historiek van het dossier.
- Het profiel wordt typisch gebruikt voor de (externe) administratieve medewerkers of het secretariaat dat belast wordt met het verwerken van inkomende facturen.
- Heeft optioneel toegang tot de "Betaalmodule" en het menu "Financieel" (met de bankrekeningen gekoppeld aan het dossier) als deze modules werden geactiveerd door de accountant.
Document processing + Archive
- Kan documenten invoeren, verwerken en doorsturen binnen de toegewezen dossiers maar heeft bovendien, in tegenstelling tot het profiel "Document processing" ook toegang tot het digitaal archief van deze dossiers.
Full Feedback
- Heeft zicht op alle cijfers en rapporten van de onderneming, inclusief het digitaal archief van het dossier.
- Kan geen documenten invoeren, verwerken en doorsturen (=Document processing).
Document Delivery
- Kan enkel documenten invoeren, bekijken en bewerken binnen de toegewezen dossiers.
- Heeft geen zicht op de cijfers en de rapporten van de betreffende onderneming(en) en heeft ook geen toegang tot het digitaal archief en de historiek van het dossier.
- Heeft enkel zicht op en toegang tot de eigen documenten of de documenten die door deze persoon moeten worden goedgekeurd .
- Het profiel wordt typisch gebruikt voor (externe) medewerkers die, voornamelijk via de mobiele app, documenten en bonnetjes moeten kunnen aanleveren maar verder geen portaalfunctionaliteit behoeven.
Restricted Access
- Heeft altijd toegang tot “Mijn profiel”.
- Heeft via het tabblad “Apps” toegang tot bepaalde applicaties.
- Handig om bv. iemand alleen toegang te geven tot onze facturatiemodule Kyte. (zie FAQ: Kyte facturatiemodule)
Opgelet: als je meerdere dossier of ondernemingen beheerd in het portaal en als een profiel gewijzigd wordt voor één dossier, dan wordt het voor die gebruiker automatisch gewijzigd voor alle dossiers. Als iemand een ander profiel wil voor een bepaald dossier, moet er een nieuwe gebruiker worden gecreëerd met een ander e-mailadres. Dat kan voor dezelfde persoon zijn, maar dus met een ander e-mailadres.