In de postbussen kan je documenten zowel splitsen als samenvoegen.
Het gebeurt wel eens dat je papieren facturen die allemaal in één keer werden ingescand, wil opsplitsen in individuele documenten alvorens ze naar je accountant op te sturen.
Omgekeerd kan het handig zijn om twee of meerdere documenten samen te voegen om ze als één nieuw document door te sturen naar je accountant. Bijvoorbeeld: een bestelbon als bijlage koppelen aan de aankoopfactuur om ze samen in te dienen. In het archief wordt op die manier ook de bestelbon opgeslagen (als 2de of 3de pagina) bij de factuur, die niet altijd de relevante details bevat van de aangekochte goederen of diensten.
We bespreken hier eerst het splitsen en daarna het samenvoegen van documenten in de postbussen.
1) Een ingevoerd bestand opsplitsen in meerdere documenten
Je scande bijvoorbeeld meerdere facturen in via een multi-feed scantoestel, maar moet ze individueel doorsturen voor verwerking naar de boekhouding.
- Identificeer in één van de digitale postbussen het bestand (pdf-document) dat je wil opsplitsen.
- Klik op het "Splitsen"-icoontje helemaal rechts bij "Acties".
- In een volgende stap opent een scherm waarin alle pagina’s van het geselecteerde document getoond worden:
Er bestaan twee splitsmethodes: "Bulk" en "Individueel". We bespreken ze hier na elkaar. Standaard staat de bulk-methode ingesteld.
- Bulk: duid voor het hele document aan wat er met de pagina’s moet gebeuren. Selecteer de eerste pagina van een document, de achtergrond wordt groen en de pagina’s die erop volgen, horen automatisch bij dat document. Als je op een andere pagina klikt, wordt dat de eerste pagina van een volgend document. Dat kan handig zijn bij grote documenten. Zo moet je alleen de eerste pagina aanklikken van elk nieuw document. Op het einde klik je op “Splitsen”. Handig: je kan pagina's van plaats verwisselen door ze te slepen.
Als je op "Splitsen" klikt, kan je de nieuwe documenten eventueel opslaan met een prefix voor de documentnaam en zullen ze automatisch een nummering krijgen. Je kan ze ook verzenden naar de boekhouding. Als er meerdere dagboeken zijn, kies het gewenste dagboek.
- Vervolgens heb je verschillende keuzes:
- Na de keuze "Volledig bewaren" of "Verwijderen" keer je terug naar de postbus.
- Bij "Annuleren" blijf je op de pagina voor het splitsen van documenten.
- Individueel: selecteer manueel de pagina’s die je in één document wil samenhouden en klik telkens op “Splitsen”. Herhaal deze actie tot er geen pagina's meer zijn voor verwerking.
- Als je klikt op "Splitsen", krijg je de keuze om het nieuwe document op te slaan in de postbus onder een andere naam of door te sturen naar je accountant voor verwerking. In het laatste geval, selecteer je ook het dagboek als er meerdere dagboeken zijn.
- Eénmaal de operatie voltooid, klik je op "Ik ben klaar".
- Je kan nu kiezen om het originele of bronbestand volledig te bewaren. Als je slechts enkele pagina’s hebt afgesplitst, kan je het overblijvende document in de “huidige status” bewaren. Of je kan het bronbestand verwijderen en dus alleen de gesplitste documenten behouden.
Opgelet: Sommige pdf-documenten laten niet toe om opgesplitst en (weder)samengesteld te worden. Het gaat daarbij typisch om pdf-documenten waarvan beveiligingsparameters een manipulatie van het document niet toelaten.
Je wordt gewaarschuwd wanneer een dergelijke situatie zich voordoet aan de hand van onderstaande boodschap:
2) Meerdere ingevoerde documenten samenvoegen
Selecteer in één van de digitale postbussen de documenten die je wenst samen te voegen.
Klik vervolgens op het Samenvoegen-icoontje.
In een volgende stap opent een scherm waarin alle pagina’s van de geselecteerde documenten getoond worden.
- Het document waarin zich de eerste pagina van het nieuwe document bevindt, zet je bovenaan. Gebruik hiervoor de pijlen links van het document.
- Zet vervolgens alle pagina's in de gewenste volgorde.
Opgelet: Respecteer de volgorde van boven-naar-onder voor de documenten en van links-naar-rechts voor de pagina's.
- Selecteer ten slotte de pagina’s die je wenst te gebruiken voor het nieuwe, samengestelde document door er telkens éénmaal op te klikken.
- Klik op "Samenvoegen" om deze pagina's samen te voegen in één document.
- Herhaal deze actie als je nog meer documenten wil samenstellen.
- Eenmaal de operatie voltooid, klik je op "Ik ben klaar".
Nu krijg je de mogelijkheid om de documenten die gebruikt werden voor de samenstelling, integraal te behouden of te verwijderen uit de betreffende digitale postbus.
Opgelet: Sommige pdf-documenten laten niet toe om opgesplitst en (weder)samengesteld te worden. Het gaat daarbij typisch om pdf-documenten waarvan beveiligingsparameters een manipulatie van het document niet toelaten.
Je wordt gewaarschuwd wanneer een dergelijke situatie zich voordoet aan de hand van onderstaande boodschap:
