In de traditionele manier van werken, waarbij papieren documenten en facturen werden doorgegeven aan je kantoor, was het soms makkelijk om een post-it of geschreven instructie mee te geven met een document.
Wanneer de facturen digitaal worden doorgestuurd, kan je hetzelfde doen via de functie Opmerking in de Digitale postbussen ‘Aankoop’ en ‘Verkoop’.
Klik op het Opmerking-icoontje (tekstballon) en geef de informatie in die je wil meegeven met het document.
Klik op Enter.
Enkele voorbeelden van nuttige informatie en instructies die op deze manier kunnen meegegeven worden met een factuur:
- Facturen van de vennootschap die privé werden betaald
- Privé-uitgaven die via de vennootschap werden betaald
- Manier waarop de factuur betaald werd: Cash – VISA – …
- Informatie die het analytische boeken van de factuur mogelijk maken: projectnummer, nummerplaat van de (bedrijfs)wagen, polisnummer, …
- Bij een resto BTW-bonnetje: de namen van de personen waarmee werd gedineerd en de reden van het bezoek
- Detail indien het een uitgave van Sponsoring of Gift betreft
- …
De opmerking/instructie die wordt ingegeven, komt terecht bij de medewerker die de factuur verwerkt in de boekhouding.
De informatie blijft nadien ook toegankelijk in het Digitaal Archief van je portaal. Ze wordt opgenomen als ‘Instructie’ binnen het venster ‘Detail van de boeking’.