Scinder ou regrouper des documents

Dans les boîtes aux lettres électroniques, vous pouvez scinder ou fusionner des documents.

Il peut arriver que vous vouliez scinder des documents qui ont été scannés ensemble. Ainsi, vous pouvez les envoyer séparément à votre comptable.

Inversément, il peut être utile de pouvoir regrouper 2 ou plusieurs documents afin de ne transmettre qu'un seul document à votre comptable.

Nous expliquons d'abord la scission et ensuite la fusion de documents dans les boîtes aux lettres électroniques.

1) Scinder un document

  • Dans la boîte aux lettres électronique d’achat ou de vente, identifiez le document (pdf) à scinder. 
  • Cliquez sur l’icône “Scinder” dans la colonne “Actions. 

  • Dans l’étape suivante, un écran avec toutes les pages du document s’ouvre. 

  • Il existe deux méthodes de scission : Individuellement et En masse. 
      • Individuellement : sélectionnez les pages que vous souhaitez garder ensemble dans un document et cliquez sur "Traiter".  Répétez l’action jusqu’au moment où il n’y a plus de pages à traiter.
      • Si vous cliquez sur "Traiter", vous aurez le choix d’enregistrer le nouveau document sous un autre nom ou de l’envoyer à votre comptable pour traitement.  Dans ce dernier cas, sélectionnez le journal voulu s’il existe plusieurs journaux. 
      • Si l’opération est terminé, vous cliquez sur "J’ai terminé".
      • Ensuite, vous pouvez choisir ce que vous voulez faire avec le document original 
  • La méthode de scission en masse est similaire mais pas tout à fait la même.
    • En masse: choisissez ce qu’il faut faire avec toutes les pages du document complet. Sélectionnez la première page d’un document ; les pages qui suivent feront automatiquement partie du document. Si vous cliquez sur une autre page, elle devient la première page du document suivant. Ainsi, il faut uniquement indiquer la première page d’un nouveau document.  Cela peut être utile pour un grand document.  Bon à savoir : vous pouvez déplacer les pages par glisser et déposer.
    • Fond vert : cette page est considérée comme la première page du document
    • Pas de fond : cette page appartient au document précédent
    • Cliquez sur le bouton bleu “Traiter” pour (faire) traiter le "nouveau" document.
    • Si vous cliquez sur “Traiter", vous pouvez éventuellement enregistrer les documents avec un préfix devant le nom du document et ils recevront une numérotation.  S’il existe plusieurs journaux, choisissez le journal désiré. 
    • Ensuite, vous pouvez choisir ce que vous voulez faire du document original
    • Si vous choisissez “Sauver entièrement" ou "Supprimer", vous retournez à la boîte électronique.
    • Si vous cliquez sur "Annuler", vous restez sur la page pour scinder les documents. 

Attention: certains documents pdf ne permettent pas d'être scindés ou (re)fusionner.  Il s'agit typiquement de documents pdf avec des paramètres de sécurité qui ne permettent pas de manipuler le document. Dans ce cas-là, nous vous avertissons avec un message d'erreur. 

2) Regrouper différents documents en un seul

Vous voulez par exemple regrouper un bon de commande, un bon de livraison et une facture dans un seul document.  De cette manière vous retrouverez dans votre archive un seul document de plusieurs pages qui peut donc contenir des informations importantes non reprises sur la facture.

Pour réaliser cette opération, vous devez sélectionner les différents documents dans le bac des achats (ou ventes) que vous voulez regrouper.

Ensuite, cliquez sur l’icône bleu pour ‘Regrouper des documents’.

Table

Description automatically generated

Un nouvel écran sera ouvert vous montrant les différents documents sélectionnés. Sélectionnez les différentes pages que vous voulez inclure dans le nouveau document à transmettre à votre comptable. L'ordre de sélection sera celui des pages dans le nouveau document.  Utilisez les flêches pour déplacer les documents.

Graphical user interface, application

Description automatically generated

Cliquez sur le bouton bleu "Traiter" afin de traiter les pages sélectionnées dans un nouveau document.

Ensuite, lorsque vous avez terminé, vous pouvez cliquer sur le bouton "J'ai terminé".

Shape

Description automatically generated with medium confidence

 Nous vous demanderons ce que nous devons faire du document original.

Graphical user interface, text, application, email

Description automatically generated

Attention : certains fichiers PDF que vous avez reçus de vos fournisseurs ne permettent pas cette action car ceux-ci sont protégés par l'expéditeur. Si c'est le cas, nous vous afficherons un message.



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