De factuurlijst
De factuurlijst bevat alle betaalbare documenten in ons platform met hun betaalstatus. Het is meteen ook de eerste pagina die je ziet als je de betaalmodule opent. Belangrijk: de documenten moeten verwerkt zijn via ons platform om beschikbaar te zijn in de factuurlijst.
De factuurlijst is de ideale plaats om je betalingen te beheren: facturen betalen, on hold zetten, goedkeuren, … het kan allemaal vanuit dezelfde pagina.
In de factuurlijst vind je:
- Alle aankoopfacturen uit de postbus "in verwerking" en het archief
- Alle diverse documenten waarvoor een betaling werd uitgevoerd in ons platform
De plaats waar de factuur zich bevindt, wordt aangegeven in de kolom “Locatie”.
Filter
De filter laat uitgebreide zoekmogelijkheden toe, zoals zoeken naar facturen van een bepaalde tegenpartij, met dezelfde betaalstatus en zo meer.
- De filter staat standaard op “Niet betaald”. Je ziet onmiddellijk de facturen die betaald moeten worden als je de factuurlijst opendoet.
- De documenten worden ook gesorteerd op factuurdatum. De documenten met de oudste factuurdatum staan bovenaan. Voor diverse documenten staat de documentdatum in de kolom “factuurdatum”.
- Als je de andere statussen wil zien, moet je deze filter afzetten. Je kan ook op meerdere statussen tegelijk filteren.
Opmerking: als je de betaalstatus verandert in de factuurlijst, lijkt de factuur uit de lijst te verdwijnen, omdat de selectie alleen niet-betaalde facturen toont. Vergeet niet om die filter af te zetten. Druk op “x” naast “Niet betaald” en klik op “Filter”.
Betaalstatus
De betaalstatus van een factuur wordt duidelijk weergegeven.
- Niet betaald: dit is de standaard status. Een factuur die in ons platform wordt ingevoerd, beschouwen we standaard als niet betaald.
- Betaald: er werd betaald via het platform of de betaalmethode werd aangegeven in het betaalformulier (Reeds betaald) of de mobiele app.
- Betaalmand: de factuur zit in de betaalmand en wacht om daar betaald te worden via SEPA of Ponto. In het tabblad "Betaalmand" toont een teller hoeveel betalingen er klaar staan.
- On hold: de factuur “On hold” kan op dat moment niet betaald worden, bijvoorbeeld omdat je meer informatie nodig hebt. Je kan deze status altijd wijzigen.
- Verwerkt: de factuur werd verwerkt door je accountant. Er werden een of meerdere overeenstemmende betalingen gevonden in het boekhoudpakket.
- Goed te keuren: deze betaling moet nog goedgekeurd worden (als je de goedkeuringsflow voor betalingen hebt geactiveerd)
De meeste statussen worden automatisch toegekend, afhankelijk van de acties die je uitvoert in ons platform of de mobiele app.
Als de status “Niet betaald” is of niet door ons platform werd gegeven, staat er een klein pijltje naast de status en kan je via een dropdown-menu manueel de status aanpassen.
Om verschillende facturen tegelijkertijd op dezelfde betaalstatus te zetten, selecteer je de facturen en klik je op de gewenste knop bovenaan de factuurlijst. Zo kan je de status bijhouden als de betaling buiten het platform is gebeurd.
Merk op dat bij de selectie van documenten het totaalbedrag ervan in de balk bovenaan wordt getoond.
Opgelet: documenten die betaald werden via ons platform krijgen een automatische status die niet aangepast kan worden.
Acties
Download: download het document
Betaalicoon: ga naar het betaalformulier
Oogje: open de preview van het document. Je kan er alle gegevens nalezen en de betaalstatus aanpassen. Opgelet, dit is niet het betaalformulier. Je kan wel de betaalstatus wijzigen. Als je de betaalstatus wijzigt van “Niet betaald” naar “Betaald”, komen er extra velden “Betaalmethode” en “Betaaldatum”. Je kan dus betaalinfo toevoegen over een betaling die je buiten ons platform hebt gedaan.
Als je met je muis over het klokje gaat, toont een tooltip wie wanneer de betaalstatus het laatst heeft aangepast.
Naadloze integratie tussen de documentpreview en het betaalformulier
Het is heel eenvoudig om vanuit de document preview naar het betaalformulier te gaan en omgekeerd.
A. Om vanuit de preview naar het betaalformulier te gaan, heb je twee mogelijkheden:
1. Klik op “Deze factuur betalen” onder de betaalstatus
2. Klik bovenaan op het betaalkaart-icoon
In het betaalformulier kan je het nodige doen om de factuur of het document effectief te betalen. (Zie FAQ: Betalingen invoeren en verwerken)
B. Om vanuit het betaalformulier terug te keren naar de preview van het document, klik bovenaan op het oog-icoon:
Of sluit de document preview via de knop “Sluiten” onderaan.
Documenten downloaden en gegevens exporteren
Vanuit de factuurlijst kan je documenten downloaden en gegevens exporteren.
De “Exporteer” en “Download” knoppen worden actief van zodra je de filter toepast. Standaard zijn ze actief, aangezien de factuurlijst standaard gefilterd is op “Niet betaald”.
Exporteer: de gefilterde gegevens van de factuurlijst worden geëxporteerd naar een excel-bestand. Die krijgt de naam “Factuurlijst-” gevolgd door de datum van de export.
Download: de gefilterde documenten uit de factuurlijst worden gedownload. Als de download te groot is om onmiddellijk uit te voeren, krijg je een email met een link naar de bestanden.
