De factuurlijst
De factuurlijst bevat alle betaalbare documenten in ons platform met hun betaalstatus. Het is meteen ook de eerste pagina die je ziet als je de betaalmodule opent.
De factuurlijst is de ideale plaats om je betalingen te beheren: facturen betalen, on hold zetten, goedkeuren, … het kan allemaal vanuit dezelfde pagina.
In de factuurlijst vind je:
- Alle aankoopfacturen uit de postbus "in verwerking" en het archief
- Alle diverse documenten waarvoor een betaling werd uitgevoerd in ons platform
- Al deze documenten die door de accountant rechtstreeks in het boekhoudpakket geboekt zijn (via filter "Zichtbare documenten - Alle documenten uit de boekhouding")
De plaats waar de factuur zich bevindt, wordt aangegeven in de kolom “Locatie”.
Filter
De filter laat uitgebreide zoekmogelijkheden toe, zoals zoeken naar facturen van een bepaalde tegenpartij, met dezelfde betaalstatus en zo meer.
- De filter staat standaard op Niet betaald + On hold + Gedeeltelijk betaald (coming soon) + Te crediteren. Zo zie je onmiddellijk de facturen die aandacht vragen als je de factuurlijst opendoet.
- De documenten worden ook gesorteerd op factuurdatum. De documenten met de oudste factuurdatum staan bovenaan. Voor diverse documenten staat de documentdatum in de kolom “factuurdatum”.
- Als je documenten met andere statussen wil zien, kan je de filter aanpassen.
Betaalstatus
De betaalstatus van een factuur wordt duidelijk weergegeven.
- Niet betaald: een factuur die in ons platform wordt ingevoerd, beschouwen we standaard als niet betaald. Uitzondering: een factuur van een leverancier die je via domiciliëring betaalt en waarvan je aangegeven hebt dat die op betaald mag worden gezet van zodra ze wordt opgeladen (zie FAQ Domiciliëringen beheren).
- Betaald: er werd betaald via het platform of de betaalmethode werd aangegeven in het betaalformulier (Reeds betaald) of de mobiele app. Je kan deze status ook manueel geven aan een factuur.
- Betaalmand: de factuur zit in de betaalmand en wacht om daar betaald te worden via SEPA of Ponto. In het tabblad "Betaalmand" toont een teller hoeveel betalingen er klaar staan.
- On hold: de factuur “On hold” kan op dat moment niet betaald worden, bijvoorbeeld omdat je meer informatie nodig hebt. Je kan deze status altijd wijzigen.
Een factuur “On hold” zetten, betekent dat de factuur op dat moment niet betaald kan worden, bijvoorbeeld omdat je meer informatie nodig hebt. Je kan deze status altijd wijzigen.
Een creditnota ”On hold” zetten, betekent dat de creditnota niet verwerkt zal worden, tot je de status ervan wijzigt naar “Te crediteren” of “Gecrediteerd”.
- Verwerkt: de factuur werd verwerkt door je accountant. Er zijn een of meerdere overeenstemmende betalingen of creditnota’s gekoppeld in het boekhoudpakket.
- Goed te keuren: deze betaling moet nog goedgekeurd worden (als je de goedkeuringsflow voor betalingen hebt geactiveerd)
- Gepland: in het geval van een domiciliëring, waarbij de betaling wordt uitgevoerd op vervaldatum en de vervaldatum in de toekomst ligt. Deze status verschijnt ook als je een factuur manueel als “Betaald” aanduidt en een betaaldatum in de toekomst selecteert.
- Te crediteren: een creditnota die nog gecrediteerd moet worden.
- Gecrediteerd: de creditnota is verwerkt.
- Gedeeltelijk betaald: je hebt al een betaling uitgevoerd, maar nog niet voor het volledige factuurbedrag (coming soon)
De meeste statussen worden automatisch toegekend, afhankelijk van de acties die je uitvoert in ons platform of de mobiele app.
Als de status “Niet betaald” is of niet door ons platform werd gegeven, staat er een klein pijltje naast de status en kan je via een dropdown-menu manueel de status aanpassen.
Gedeeltelijke betalingen (coming soon)
Een factuur moet niet altijd in één keer betaald worden. Daarom laat ons platform toe om het factuurbedrag in verschillende schijven te betalen. Zolang het bedrag niet volledig betaald is, blijft de status van de factuur “Gedeeltelijk betaald”.
Als je in de factuurlijst onder “Acties” op de oranje betaalkaart klikt, open je het betaalformulier.
Bovenaan zie je de reeds uitgevoerde betalingen met het bedrag en de vermelding van de betaalmethode en betaaldatum.
- + Reeds uitgevoerde betaling toevoegen: voeg een betaling toe die je niet in het platform hebt gedaan, maar die je wel in het overzicht “Reeds uitgevoerde betalingen” wil zien. Hier wordt ook rekening mee gehouden om het saldo te berekenen en de juiste betaalstatus toe te kennen.
- Factuurbedrag: totaalbedrag vermeld op de factuur
- Saldo: bedrag dat nog moet betaald worden om het volledige factuurbedrag te voldoen
- Bedrag: bedrag dat je nu wil betalen. Hier wordt automatisch het saldo ingevuld, maar je kan dat bedrag wijzigen.
“Markeren als volledig betaald”:
- als je de factuur buiten ons platform hebt betaald, kan je dit vakje aanvinken en ze markeren als volledig betaald. De betaalstatus verandert dan naar “Betaald”.
- het vakje wordt automatisch aangevinkt als het volledige bedrag betaald is.
In de factuurlijst zelf, kan je de status van de factuur ook altijd wijzigen naar betaald.
Bulkacties
Om verschillende facturen tegelijkertijd op dezelfde betaalstatus te zetten, selecteer je de facturen en klik je op de knop "Betaalstatus wijzigen" bovenaan de factuurlijst en kies je de gewenste status. Zo kan je de status bijhouden als de betaling buiten het platform is gebeurd.
Merk op dat bij de selectie van documenten het totaalbedrag ervan in de balk bovenaan wordt getoond. De totalen worden weergegeven per munteenheid.
Opgelet: documenten die betaald werden via ons platform krijgen een automatische status die niet aangepast kan worden.
Acties
Download: download het document
Betaalicoon: ga naar het betaalformulier
Oogje: open de preview van het document. Je kan er alle gegevens nalezen en de betaalstatus aanpassen. Opgelet, dit is niet het betaalformulier. Je kan wel de betaalstatus wijzigen. Als je de betaalstatus wijzigt van “Niet betaald” naar “Betaald”, komen er extra velden “Betaalmethode” en “Betaaldatum”. Je kan dus betaalinfo toevoegen over een betaling die je buiten ons platform hebt gedaan.
Als je met je muis over het klokje gaat, toont een tooltip wie wanneer de betaalstatus het laatst heeft aangepast.
Naadloze integratie tussen de documentpreview en het betaalformulier
Het is heel eenvoudig om vanuit de document preview naar het betaalformulier te gaan en omgekeerd.
A. Om vanuit de preview naar het betaalformulier te gaan, heb je twee mogelijkheden:
1. Klik op “Deze factuur betalen” onder de betaalstatus
2. Klik bovenaan op het betaalkaart-icoon
In het betaalformulier kan je het nodige doen om de factuur of het document effectief te betalen. (Zie FAQ: Betalingen invoeren en verwerken)
B. Om vanuit het betaalformulier terug te keren naar de preview van het document, klik bovenaan op het oog-icoon:
Of sluit de document preview via de knop “Sluiten” onderaan.
Documenten downloaden en gegevens exporteren
Vanuit de factuurlijst kan je documenten downloaden en gegevens exporteren.
De “Exporteer” en “Download” knoppen worden actief van zodra je de filter toepast.
Exporteer: de gefilterde gegevens van de factuurlijst worden geëxporteerd naar een excel-bestand. Die krijgt de naam “Factuurlijst-” gevolgd door de datum van de export.
Download: de gefilterde documenten uit de factuurlijst worden gedownload. Als de download te groot is om onmiddellijk uit te voeren, krijg je een email met een link naar de bestanden.
