La liste de factures
La liste de factures contient tous les documents payables présents dans notre plateforme avec leur statut de paiement. C’est la première page que vous voyez si vous ouvrez le module de paiement. Important : les documents doivent avoir été traités par notre plateforme pour être disponibles dans la liste des factures.
La liste de factures est l’endroit idéal pour gérer tous vos paiements : payer, approuver, mettre en suspens des factures… toutes ces actions peuvent être prises à partir de la même page.
Dans la liste, vous trouverez :
- Toutes les factures d'achat de la boîte électronique "En traitement" et l'archive
- Tous les documents divers pour lesquels un paiement a été effectué dans notre plateforme
L’endroit où se trouve la facture dans notre plateforme, est indiqué dans la colonne “Emplacement”.
Filtre
Le filtre offre de multiples possibilités de recherche, comme la recherche des factures d’un tiers spécifique, des documents avec le même statut de paiement, etc..
- Par défaut, le filtre recherche des factures “Non payés”. Vous verrez donc tout de suite les factures à payer si vous ouvrez la liste de factures.
- Les factures seront également triées par date de facture. Les documents avec la date de facture la plus ancienne, se trouveront en haut de la liste. Pour les documents divers, la date du document est indiquée dans la colonne "date de la facture".
- Si vous voulez voir d’autres statuts, il faudra changer le filtre. Il est aussi possible de filtrer sur plusieurs statuts de paiement.
Remarque : si vous modifiez le statut de paiement dans la liste des factures, la facture semble disparaître de la liste, car la sélection n'affiche que les factures impayées. N'oubliez pas de désactiver ce filtre. Appuyez sur "x" à côté de "Non payé" et cliquez sur "Filtre".
Statut de paiement
Le statut de paiement de chaque document est clairement indiqué.
- Non payé: le statut par défaut. Une facture qui est importée dans notre plateforme est considérée comme non-payée. Exception : une facture d'un fournisseur que vous payez par domiciliation et pour laquelle vous avez indiqué qu'elle peut être indiquée comme payée dès qu'elle est facturée (voir FAQ Gérer des domiciliations).
- Payé: le paiement a été effectué via la plateforme ou la méthode de paiement a été indiquée dans le formulaire de paiement (Déjà payé) ou l'application mobile.
- Dans le panier: la facture se trouve dans le panier de paiement et attend d'y être payée via SEPA ou Ponto. Dans l'onglet "Panier de paiement", un compteur vous indique le nombre de paiements qui se trouvent dans le panier.
- On hold:
- Une facture "On hold" ne peut pas être payée à ce moment-là, par exemple parce que vous avez besoin de plus d'informations. Vous pouvez modifier ce statut à tout moment.
- Une note de crédit "On hold" signifie que la note de crédit ne sera pas traitée tant que vous n'aurez pas changé son statut en "A créditer" ou "Crédité".
- Traité: la facture a été traitée par votre comptable. Un ou plusieurs paiements correspondants ont été réconcilié dans le logiciel de comptabilité.
- A approuver : ce paiement doit encore être approuvé (si vous avez activé le flux d'approbation des paiements)
- Planifié : dans le cas d'une domiciliation, lorsque le paiement est effectué à la date d'échéance et que la date d'échéance se situe dans le futur. Ce statut apparaît également lorsque vous marquez manuellement une facture comme "Payée" et que vous sélectionnez une date de paiement dans le futur.
- A créditer : une note de crédit qui doit encore être créditée.
- Crédité : la note de crédit a été traitée.
La plupart des statuts sont attribués automatiquement, en fonction des actions que vous effectuez sur notre plateforme ou sur l'application mobile.
Si le statut est "Non payé" ou n'a pas été attribué par notre plateforme, une petite flèche figure à côté du statut et vous pouvez modifier manuellement le statut à l'aide d'un menu déroulant.
Actions en masse
Pour attribuer le même statut de paiement à plusieurs factures en même temps, sélectionnez les factures et cliquez sur le bouton "Modifier le statut du paiement" en haut de la liste des factures et choisissez le statut désiré. Cela vous permet d’indiquer le statut si le paiement a été effectué en dehors de la plateforme.
Notez que lors de la sélection des documents, leur montant total est affiché dans la barre supérieure. Les totaux sont affichés par devise.
Remarque : les documents qui ont été payés via notre plateforme ont un statut automatique qui ne peut pas être modifié.
Actions
Télécharger : téléchargez le document
Carte de paiement : ouvrez le formulaire de paiement
Ouvrir le document : ouvrez la prévisualisation du document. Vous pouvez relire toutes les données et modifier le statut de paiement. Attention : il ne s’agit pas du formulaire de paiement. Cependant, la prévisualisation vous permet de modifier le statut de paiement. Si vous changez le statut de “Non payé" à "Payé", des champs supplémentaires comme "Méthode de paiement" et "Date de paiement" seront ajoutés. Il est donc possible d’ajouter des informations sur un paiement fait en dehors de notre plateforme.
Lorsque vous survolez l'horloge, une infobulle indique qui a modifié le statut de paiement en dernier lieu et à quel moment.
Intégration entre la prévisualisation du document et le formulaire de paiement
Il est très facile de passer de la prévisualisation du document au formulaire de paiement et vice versa. (Voir FAQ: Introduire et traiter des paiements)
A. Pour passer de la prévisualisation au formulaire de paiement, vous avez deux possibilités :
- Cliquez sur “Payer cette facture” en-dessous du statut de paiement
2. En haut de la page, cliquez sur l’icône de la carte bancaire
Dans le formulaire de paiement, vous pouvez faire le nécessaire pour payer la facture ou le document.
B. Pour revenir à la prévisualisation de la facture à partir du formulaire de paiement, cliquez sur l'icône de l'œil en haut :
Ou fermer la prévisualisation via le bouton "Fermer".
Télécharger des documents et exporter des données
À partir de la liste des factures, vous pouvez télécharger des documents et exporter des données.
Les boutons "Exporter" et "Télécharger" deviennent actifs dès que vous appliquez le filtre. Par défaut, ils sont actifs, car la liste des factures est filtrée par défaut sur "Non payé".
Exporter : les données filtrées de la liste des factures sont exportées vers un fichier Excel, dont le nom est "Liste de factures", suivi de la date d'exportation.
Téléchargement : les documents filtrés de la liste de factures sont téléchargés. Si le téléchargement est trop volumineux pour être exécuté immédiatement, vous recevrez un e-mail contenant un lien vers les fichiers.
