Als je facturen via email, Dropbox, de mobiele app, Peppol of andere kanalen naar ons platform verstuurt, kan je beslissen om die documenten automatisch door te sturen naar je boekhouder. Dit is de zogenaamde “Autoforward” functie: documenten die aankomen in het portaal, worden onmiddellijk verzonden naar je accountant en komen in de postbus “In verwerking” terecht.
Om de functie in te stellen, klik je op je naam rechts bovenaan en selecteer je “Dossierinstellingen”.
E-mailadressen om documenten naar postbussen te sturen
Onder "Algemeen - Invoerkanalen" vind je de unieke emailadressen die gedefinieerd werden om aankoop-, verkoopfacturen en diverse documenten via email in te voeren in ons platform.
Auto-forward
Als je documenten automatisch wil doorsturen naar je boekhouder van zodra ze in de postbus terechtkomen, selecteer je de functie "Auto-forward aankoopfacturen" en/of "Auto-forward verkoopfacturen". Als je ze aanvinkt, kan je eventueel nog verder specifiëren welke facturen je precies wil doorsturen.
Autoforward aankoopfacturen
- Enkel voor specifieke invoerkanalen:
- Klik op het pijltje in het veld “Selecteer kanalen”.
- Selecteer het kanaal of de kanalen waarvan je wil dat de facturen rechtstreeks doorgestuurd worden naar je boekhouder.
- Enkel voor gekende leveranciers: gekende leveranciers zijn leveranciers waarvoor ooit een factuur werd geboekt. Met deze keuze worden alle aankoopfacturen van gekende leveranciers onmiddellijk doorgestuurd. Documenten van nieuwe leveranciers blijven in de postbus staan, zodat jij ze eerst kan nakijken.
- Enkel voor specifieke leveranciers:
- Klik op het pijltje in het veld “Selecteer leveranciers”. Je vindt hier alleen gekende leveranciers terug waar ooit een factuur voor geboekt werd.
- Selecteer de leverancier(s) waarvan je wil dat de facturen rechtstreeks doorgestuurd worden naar je boekhouder.
- Wil je een leverancier ingeven die nog niet gekend is? Dat kan door hem in de whitelist te zetten (zie verder)
Autoforward verkoopfacturen
- Enkel voor specifieke invoerkanalen
- Klik op het pijltje in het veld “Selecteer kanalen”
- Selecteer het kanaal of de kanalen waarvan je wil dat de facturen rechtstreeks doorgestuurd worden naar je boekhouder.
- Enkel voor gekende klanten: gekende klanten zijn klanten waarvoor ooit een factuur werd geboekt. Met deze keuze worden alle verkoopfacturen van gekende klanten onmiddellijk doorgestuurd. Documenten van nieuwe klanten blijven in de postbus staan, zodat jij ze eerst kan nakijken.
- Enkel voor specifieke klanten:
- Klik op het pijltje in het veld “Selecteer klanten”. Je vindt hier de gekende klanten waar ooit een factuur voor geboekt werd.
- Selecteer de klant(en) waarvan je wil dat de facturen rechtstreeks doorgestuurd worden naar je boekhouder.
- Wil je een klant toevoegen die nog niet gekend is? Dat kan door hem in de whitelist te zetten (zie verder)
Whitelist
Door het gebruik van een "whitelist" kan je ervoor zorgen dat alleen facturen van bepaalde emailadressen automatisch worden doorgestuurd naar je accountant. Klik daarvoor op "Gebruik whitelist voor e-mail kanaal".
De volgende opties verschijnen:
- In “Standaard toegestaan” staan de emailadressen van de gebruikers van het klantenportaal. Vanuit die emailadressen mogen facturen rechtstreeks worden doorgestuurd naar je accountant. Als je andere emailadressen wil toevoegen, doe je dat in het veld "Whitelist". Opgelet: gebruikers met het profiel "Document delivery" komen hier niet in.
- In "Whitelist" kan je emailadressen zetten van bepaalde afzenders waarvan de facturen rechtstreeks mogen doorgestuurd worden, bijvoorbeeld van bepaalde leveranciers. Dit werkt ook voor domeinnamen (vb.: @nmbs.be), zodat je niet altijd volledige e-mailadressen moet invoeren. Plaats hiervoor een sterretje voor het "@"-symbool (bv *@nmbs.be) om alle documenten die vanuit deze domeinnaam gestuurd worden automatisch door te sturen.
Documenten van afzenders met een ander emailadres blijven in de postbus staan en kunnen/moeten manueel doorgestuurd worden.
Autoforward met meerdere dagboeken
Als je meerdere dagboeken gebruikt, wordt daar bij de “autoforward”-functie rekening mee gehouden. Per dagboek is er dan één e-mailadres beschikbaar. Bij het aanvinken van de autoforward voor een type factuur (aan- of verkoopfacturen), worden de beschikbare e-mailadressen zichtbaar.
