We merken dat het niet altijd voor iedereen duidelijk is hoe ons platform, Kyte en Peppol samenwerken. Hieronder leggen we in simpele bewoordingen uit hoe het werkt. Het is in geen geval de bedoeling om volledig te zijn over ons platform, Kyte of Peppol, wel om zo duidelijk mogelijk uit te leggen hoe ze met mekaar verbonden zijn.
Voor alle duidelijkheid: Kyte is onze facturatiemodule die voor jou ter beschikking kan gesteld worden door je accountant. Voor alle details neem je best met contact op met je accountantskantoor.
- Peppol is een netwerk dat toelaat om elektronische documenten te versturen van het ene ‘accces point’ naar het andere. Zo’n ‘access point’ is een softwareprogramma dat toegang geeft tot het Peppol-netwerk.
Je kan als onderneming documenten versturen vanuit verschillende access points, maar je kan maar ontvangen op één access point.
Bekijk het als een brievenbus. Je kan via om het even welke brievenbus van de post een brief versturen, maar je hebt maar één huisadres waarop je brieven kan ontvangen.
Kyte is daarbij een access point van waaruit je verkoopfacturen kan versturen, je portaal is het access point waar je elektronische aankoopfacturen kan ontvangen. In Kyte kan je geen documenten ontvangen.
Let op: je moet zowel je access point om aankoopfacturen te ontvangen als je access point om verkoopfacturen te verzenden apart activeren. Als je Kyte gebruikt, wordt je onderneming automatisch geregistreerd als Peppol-verzender. In je portaal moet je je registreren als Peppol-ontvanger als je aankoopfacturen automatisch in de aankooppostbus wil laten toekomen (zie punt 2).
2. In je portaal voer je facturen in en stuur je ze door naar je accountant.
Als je een aankoop doet en je leverancier verstuurt zijn factuur via Peppol, kan je zijn elektronische factuur ontvangen in je portaal. De aankoopfactuur komt dan automatisch terecht in de aankooppostbus. Je hoeft ze dus zelf niet meer in te voeren.
(Als je je nog niet op Peppol hebt geregistreerd via je portaal, check dit dan even met je accountant. Meer info vind je hier: Documenten ontvangen via Peppol)
3. In Kyte maak je je verkoopfacturen aan en stuur je ze vervolgens naar je klant.
Als de klant geregistreerd is op Peppol, verstuurt Kyte de factuur via dat netwerk. Je klant ontvangt ze in zijn softwareprogramma (access point) waarmee hij op Peppol geregistreerd is.
Als je klant niet geregistreerd is op Peppol, verstuurt Kyte de factuur via mail. Hij krijgt in dat geval de factuur in zijn mailbox.
Concreet:
Facturen verzenden
Je gebruikt Kyte als facturatieprogramma en je klant is geregistreerd op Peppol
Je verstuurt je factuur elektronisch via het Peppol-netwerk naar je klant die de factuur ontvangt in zijn programma waarmee hij aangesloten is op Peppol.
Je gebruikt Kyte als facturatieprogramma en je klant is niet geregistreerd op Peppol
Je factuur wordt per mail verstuurd naar je klant die het in zijn mailbox zal vinden.
Kyte verstuurt facturen, maar ontvangt er geen. De verkoopfacturen die je aanmaakt in Kyte en verstuurt naar je klant, komen ook terecht in je aankooppostbus. Die hoef je dus ook niet meer in te voeren in je portaal.
Je gebruikt een ander facturatieprogramma en je klant is geregistreerd op Peppol
De werking van een ander facturatieprogramma met Peppol is waarschijnlijk gelijkaardig aan wat we eerder al vertelden, maar voor informatie daarover kan je je best richten tot de leverancier van dat programma.
Verkoopfacturen van een ander facturatieprogramma naar je portaal sturen via Peppol is niet mogelijk, tenzij er een API-koppeling met ons platform werd ontwikkeld. Ook daarvoor neem je best contact op met je leverancier.
Als je facturen via mail verstuurt, kan je altijd het unieke e-mailadres van je aankooppostbus in kopie van deze mail plaatsen (Meer info vind je hier: Documenten invoeren via e-mail)
Facturen ontvangen
Aankoopfacturen ontvangen van je leverancier
Aankoopfacturen van je leveranciers die via Peppol worden verstuurd, komen terecht in de aankooppostbus van je portaal. Hiervoor moet je je eerst via het portaal registreren op Peppol. (Zie: Documenten ontvangen via Peppol)
Opmerking: waar in deze tekst “factuur” staat, kan het evenzeer om een credit nota gaan.