Si vous envoyez des factures à notre plateforme par e-mail, dropbox, l'application mobile ou d’autres canaux, vous pouvez décider d’envoyer ces documents directement à votre comptable. La fonction "Transmission automatique" envoie les documents automatiquement à votre comptable dès qu’ils arrivent dans le portail. Ils arriveront dans la boîte électronique "En traitement".
Pour utiliser cette fonction, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droite et choisissez “Paramètres” dans le menu.
Adresses e-mails pour envoyer des documents aux boîtes aux lettres
Sous l’onglet "Général – Canaux d’entrée", vous trouverez les adresses e-mails qui ont été définies pour importer des factures d’achat ou de vente et des documents divers dans notre application par e-mail.
Transmission automatique
Si vous souhaitez transmettre automatiquement les e-mails contenant des factures ou des documents à votre comptable, sélectionnez la fonction "Transmission automatique des factures d'achat" et/ou "Transmission automatique des factures de vente". Si vous cochez ces cases, vous pouvez éventuellement préciser quelles factures vous souhaitez transmettre.
Transmission automatique des factures d’achat
- Uniquement pour des canaux d'entrées spécifiques:
- Cliquez sur la flêche dans le champ “Sélectionner canaux”.
- Sélectionnez le ou les canaux dont vous souhaitez que les factures soient directement transmises à votre comptable.
Uniquement pour des fournisseurs connus : les fournisseurs connus sont les fournisseurs pour lesquels une ou plusieurs factures ont été encodées. Avec ce choix, toutes les factures d'achat de fournisseurs connus sont immédiatement envoyées. Les documents provenant de nouveaux fournisseurs restent dans la boîte aux lettres afin que vous puissiez les vérifier d'abord.
Uniquement pour des fournisseurs spécifiques :
- Cliquez sur la flêche dans le champ “Sélectionnez fournisseurs”. Vous ne trouverez ici que le(s) fournisseur(s) connu(s) pour le(s)quel(s) une facture a déjà été encodée.
- Sélectionnez le ou les fournisseurs dont vous souhaitez que les factures soient directement transmises à votre comptable.
- Vous souhaitez ajouter un fournisseur qui n'est pas encore connu ? Vous pouvez le faire en l'ajoutant à la liste blanche (voir plus loin).
Transmission automatique des factures de vente
- Uniquement pour des canaux d’entrée spécifiques :
- Cliquez sur la flêche dans le champ “Sélectionnez canaux”.
- Sélectionnez le ou les canaux pour lesquels vous souhaitez que les factures soient directement transmises à votre comptabilité.
- Uniquement pour des clients connus : les clients connus sont ceux pour lesquels une ou plusieurs factures ont déjà été encodées. Avec ce choix, toutes les factures de vente de clients connus sont immédiatement envoyées au comptable. Les documents provenant de nouveaux clients restent dans la boîte aux lettres afin que vous puissiez les vérifier d'abord.
- Uniquement pour des clients spécifiques :
- Cliquez sur la flèche dans le champ « Sélectionner les clients ». Vous trouverez ici les clients pour lesquels une facture a déjà été enregistrée.
- Sélectionnez le ou les clients dont vous souhaitez que les factures soient directement transmises à votre comptable.
- Vous souhaitez ajouter un client qui n'est pas encore connu ? C'est possible en l'ajoutant à la liste blanche (voir plus loin).
Liste blanche
Une liste blanche vous permet de définir des adresses e-mails d’expédition pour lesquelles la fonctionnalité peut être activée.
Cliquez sur "Utiliser la liste blanche pour l'email" et les options suivantes apparaissent:
- Dans "Autorisé par défaut" se trouvent les adresses e-mails des utilisateurs du portail client à l'exception des profils "Document delivery". Des factures peuvent être envoyées directement au comptable à partir de ces adresses. Si vous voulez ajouter d'autres adresses, utilisez le champ "La liste blanche".
- Dans "La liste blanche" vous pouvez mettre les adresses e-mails des expéditeurs dont les factures peuvent être transmises directement, par exemple pour certains fournisseurs. Cela fonctionne aussi pour des noms de domaine (ex. @sncb.be); il ne faut donc pas toujours introduire l'adresse email complète. Pour ce faire, placez un astérisque devant le symbole "@" (p.ex. *@sncb.be) pour transférer automatiquement tous les documents envoyés à partir de ce nom de domaine.
Les documents des expéditeurs avec une autre adresse e-mail resteront dans la boîte électronique et peuvent/doivent être envoyés automatiquement.
Transmission automatique avec plusieurs journaux
Si vous utilisez plusieurs journaux, la transmission automatique en tient compte. Par journal, une adresse e-mail sera disponible. Si vous sélectionnez la transmission automatique pour un type de facture (factures d'achat ou de vente), les adresses e-mails seront montrées.
