Nous constatons que ce n'est pas toujours clair pour tout le monde comment notre plateforme, Kyte et Peppol travaillent ensemble. Ci-dessous, nous expliquons en termes simples comment cela fonctionne. Le but de cet article n’est pas d’être complet sur notre plateforme, Kyte ou Peppol, mais à expliquer aussi clairement que possible comment ils sont connectés.
Pour être clair : Kyte est notre module de facturation qui peut être mis à votre disposition par votre comptable. Pour tous les détails, contactez votre bureau comptable.
- Peppol est un réseau qui permet d'envoyer des documents électroniques d'un « point d'accès » à un autre. Un « point d'accès » est un programme logiciel qui donne accès au réseau Peppol.
Une entreprise peut envoyer des documents depuis différents points d'accès, mais ne peut recevoir que sur un seul point d'accès.
Considérez cela comme une boîte aux lettres. Vous pouvez envoyer une lettre via n'importe quelle boîte aux lettres de la poste, mais vous n'avez qu'une seule adresse de domicile où vous pouvez recevoir des lettres.
Kyte est un point d'accès à partir duquel vous pouvez envoyer des factures de vente, votre portail est le point d'accès où vous pouvez recevoir des documents d'achat électroniques. Dans Kyte, vous ne pouvez pas recevoir de documents.
Attention : vous devez activer séparément votre point d'accès de réception et votre point d'accès d’envoi. Si vous utilisez Kyte, votre entreprise sera automatiquement enregistrée en tant qu'expéditeur Peppol. Dans votre portail, vous devez vous enregistrer en tant que récepteur Peppol si vous souhaitez que vos factures d'achat arrivent automatiquement dans la boîte aux lettres d’achat (voir point 2).
2. Dans votre portail, vous saisissez des factures et vous les envoyez à votre comptable.
Si vous effectuez un achat et votre fournisseur envoie sa facture via Peppol, vous pouvez recevoir sa facture électronique sur notre plateforme. La facture d'achat arrivera automatiquement dans la boîte aux lettres d'achat. Vous n'avez donc plus besoin de la saisir vous-même.
(Si vous ne vous êtes pas encore enregistré sur Peppol via votre portail, contactez votre comptable – plus d’infos dans cet article : Recevoir des documents via Peppol)
3. Dans Kyte, vous créez vos factures de vente et les envoyez ensuite à votre client. Si le client est enregistré sur Peppol, Kyte envoie la facture via ce réseau. Votre client la reçoit dans son programme logiciel (point d'accès) avec lequel il est enregistré sur Peppol.
Si votre client n'est pas enregistré sur Peppol, Kyte envoie la facture par e-mail. Dans ce cas, il reçoit la facture dans sa boîte mail.
Concrètement :
Envoi de factures
Vous utilisez Kyte comme programme de facturation et votre client est enregistré sur Peppol
Vous envoyez votre facture électroniquement via le réseau Peppol à votre client qui la reçoit dans son programme avec lequel il est connecté à Peppol.
Vous utilisez Kyte comme programme de facturation et votre client n'est pas enregistré sur Peppol
Votre facture est envoyée par e-mail à votre client qui la trouvera dans sa boîte mail.
Kyte envoie uniquement des factures, mais n'en reçoit pas.
Vous utilisez un autre programme de facturation et votre client est enregistré sur Peppol
Le fonctionnement d'un autre programme de facturation avec Peppol est probablement similaire à ce que nous avons déjà expliqué, mais pour plus d'informations à ce sujet, il est préférable de contacter le fournisseur de ce programme.
Envoyer des factures de vente d'un autre programme de facturation à votre portail via Peppol n'est pas possible, sauf si une connexion API avec notre plateforme a été développée. Pour cela, veuillez également contacter votre fournisseur. Si vous envoyez des factures par e-mail, vous pouvez toujours mettre en copie l'adresse e-mail unique de votre boîte aux lettres d’achat (voir: Transmettre des documents par email)
Réception de factures
Réception de factures d'achat de votre fournisseur
Les factures d'achat de vos fournisseurs qui sont envoyées via Peppol arrivent dans la boîte aux lettres d'achat de votre portail. Pour cela, vous devez vous enregistrer sur Peppol via le même portail (voir : Recevoir des documents via Peppol)
Remarque : là où il est écrit « facture » dans ce texte, il peut également s'agir d'une note de crédit.